Το Πρυτανικό Συμβούλιο του Ιονίου Πανεπιστημίου, στην από τις 3 Νοεμβρίου 2020 συνεδρίασή του, αφού έλαβε υπόψιν την με αρ. Δ1α/Γ.Π.οικ. 69863 (ΦΕΚ 4829/02.11.2020, τ. Β') Κοινή Υπουργική Απόφαση, αποφάσισε ομόφωνα ότι έως τις 30 Νοεμβρίου 2020:
- Aναστέλλεται κάθε είδους εκπαιδευτική διαδικασία με φυσική παρουσία, πλην των εργαστηρίων του τελευταίου έτους των προγραμμάτων σπουδών του α΄ κύκλου, τα οποία δύνανται να πραγματοποιηθούν διά ζώσης ή εξ αποστάσεως, αναλόγως της κρίσης της Συνέλευσης του οικείου Τμήματος.
- Αναστέλλεται η λειτουργία των βιβλιοθηκών, των αιθουσών κοινόχρηστων ηλεκτρονικών υπολογιστών, των αναγνωστηρίων και των αθλητικών εγκαταστάσεων του Ιδρύματος.
- Απαγορεύεται η διοργάνωση ημερίδων, συνεδρίων και πάσης φύσεως εκδηλώσεων εντός του Πανεπιστημίου.
- Η διεξαγωγή της πρακτικής άσκησης θα γίνεται σύμφωνα με τα μέτρα που ισχύουν για τους φορείς υποδοχής.
- Η Διοίκηση και οι Διοικητικές Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου θα λειτουργούν σύμφωνα με τους παρακάτω κανόνες:
Τα μέλη της εν γένει πανεπιστημιακής κοινότητας του Ιονίου Πανεπιστημίου θα επικοινωνούν με όλες τις υπηρεσίες του Ιδρύματος, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνικά. Μόνο σε ειδικές περιπτώσεις επιτρέπεται η δια ζώσης επικοινωνία με τις υπηρεσίες και πάντα μετά από τηλεφωνική συνεννόηση. Οι υπηρεσίες οφείλουν να απαντούν στα ηλεκτρονικά μηνύματα εντός των χρονικών ορίων που ο νόμος ορίζει ή απαιτεί η κατά περίπτωση εξέταση του κάθε αιτήματος/ζητήματος.
Η κατάθεση εγγράφων στο πρωτόκολλο θα γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα. Στις περιπτώσεις που αυτό δεν είναι εφικτό, τότε η κατάθεση των εγγράφων θα γίνεται εντός του χώρου του πρωτοκόλλου από ένα μόνο άτομο τη φορά, το οποίο θα βρίσκεται σε απόσταση ενός και μισού τουλάχιστον μέτρων από τον αρμόδιο υπάλληλο.
Ποσοστό 50% του αριθμού των υπαλλήλων των διοικητικών υπηρεσιών (επιπλέον των υπαλλήλων που ανήκουν σε ομάδα υψηλού κινδύνου και οι οποίοι παρέχουν εξ αποστάσεως εργασία) τίθεται σε καθεστώς υποχρεωτικής τηλεργασίας με εναλλαγή σε εβδομαδιαία ή ημερήσια βάση. Ο ακριβής αριθμός και οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως καθορίζονται ανά εβδομάδα ή ημέρα από τους Προϊσταμένους των Διευθύνσεων ή των αυτοτελών Τμημάτων, λαμβάνοντας υπόψη τα εγκεκριμένα αιτήματα αδειών, μειωμένου ωραρίου απασχόλησης, τη φύση της εργασίας κάθε υπαλλήλου, τις προτεραιότητες και τα επείγοντα της υπηρεσίας, τα θέματα υγείας και την τυχόν ένταξη σε ευάλωτες ομάδες, καθώς και τη φύση των καθηκόντων του κάθε υπαλλήλου.
Καθ’ όλη τη διάρκεια του ωραρίου τους οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως πρέπει να είναι άμεσα προσβάσιμοι, μέσω σταθερού τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ομάδας σε ηλεκτρονική εφαρμογή που επιτρέπει σύγχρονη επικοινωνία με ήχο και βίντεο. Οι ομάδες στις ηλεκτρονικές εφαρμογές καθορίζονται και δημιουργούνται από τον προϊστάμενο κάθε τμήματος ανάλογα με την οργάνωση και τη διάρθρωσή του. Σε όλες τις ομάδες συμμετέχει ο προϊστάμενος του Τμήματος ή της Δ/νσης. Αδυναμία επικοινωνίας κατά τα ανωτέρω μέσα κατά τη διάρκεια του ωραρίου απασχόλησης κάθε υπαλλήλου, αποτελεί αδικαιολόγητη απουσία από την εργασία. Οι προϊστάμενοι των Τμημάτων κοινοποιούν στη Δ/νση Διοικητικών Υπηρεσιών και στον αρμόδιο Αντιπρύτανη την λίστα των υπαλλήλων που εργάζονται εξ αποστάσεως κάθε μέρα της εβδομάδας, το ωράριο εργασίας κάθε υπαλλήλου, τον αριθμό του σταθερού τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία αυτός είναι προσβάσιμος.
Στους υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως ανατίθενται συγκεκριμένα καθήκοντα, τα οποία είναι προσαρμοσμένα στην εξ αποστάσεως εργασία. Η επεξεργασία και η διακίνηση των εγγράφων γίνεται είτε μέσω των πληροφοριακών συστημάτων και εφαρμογών που διαθέτουν οι υπηρεσίες του Ιδρύματος, είτε μέσω αποθηκευτικού νέφους που κάθε τμήμα δημιουργεί με τα τρέχοντα αρχεία του. Για την ασφάλεια των συνδέσεων μεριμνά η Δ/νση Πληροφορικής και Δικτύων. Σε ειδικές περιπτώσεις χρησιμοποιείται και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Επίσης, οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως, μέσω της εφαρμογής σύγχρονης επικοινωνίας με ομιλία και βίντεο, την οποία χρησιμοποιεί η ομάδα στην οποία ανήκουν, συνεργάζονται με τους συναδέλφους τους που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου για την ορθή και έγκαιρη διεκπεραίωση των εργασιών της αρμοδιότητάς τους.
Δείτε επίσης: Απόφαση Συγκλήτου: Αναθεώρηση εκπαιδευτικής διαδικασίας χειμερινού εξαμήνου ακαδημαϊκού έτους 2020-2021
